Automatisations CRM : fonctionnement et exemples concrets

Un CRM robuste et convivial comme CentrixOne permet aux entreprises de mettre en place des automatisations afin d’optimiser leurs activités et d’accélérer leur croissance. Concrètement, cela veut dire qu’il est possible, facile, et même recommandé, d’automatiser les tâches prévisibles et répétitives afin qu’une bonne partie du travail se fasse sans intervention manuelle. Les mécanismes d’automatisation peuvent soutenir des processus complexes, touchant plusieurs clients et collègues à la fois. Ils peuvent aussi soutenir des procédés très simples et vous faire gagner beaucoup de temps en quelques clics. À l’aide d’exemples, nous explorons ici le fonctionnement des automatisations afin de vous aider à planifier les vôtres.

Éléments programmables du scénario d’automatisation

La programmation d’une automatisation nécessite trois éléments principaux : un déclencheur, un délai et une action. Pour les illustrer, pensez à un scénario prévisible et répétitif, par exemple, un prospect s’inscrit à votre infolettre sur votre site Web. Vous pouvez planifier une séquence automatique en programmant ces éléments :

• Le déclencheur – l’inscription d’une nouvelle personne à votre infolettre.
• Le temps – délai programmé d’une minute avant l’action.
• Les actions – envoi automatisé d’un courriel de bienvenue à cette personne pour confirmer son abonnement à l’infolettre et lui offrir un code promo.

À l’aide de ces éléments, voici quelques exemples concrets d’automatisations que nos clients programment dans leur CRM CentrixOne.

Gestion automatisée du pipeline de ventes

Exemple : un client potentiel fait une demande de renseignements en inscrivant ses informations dans un formulaire sur votre site web.

1. La soumission du formulaire crée automatiquement un nouveau contact et les informations saisies remplissent les champs de la fiche client.
   • Une opportunité est créée dans le pipeline avec une probabilité de vente de 10%.
     
     
2. Un courriel automatique est envoyé pour remercier le prospect de sa demande.
   • Une tâche de suivi est créée dans les tâches du représentant de sa région.
     
     
3. Ce nouveau contact est automatiquement placé dans une liste de clients potentiels.
   • Un deuxième courriel concernant les produits concernés est envoyé à ce prospect le lendemain.
   • 7 courriels automatisés lui seront envoyés au cours des deux prochains mois afin d’entretenir la relation. Les courriels contiennent des liens vers les FAQ et ressources disponibles sur le web, et aussi un lien Calendly permettant de fixer un rendez-vous avec un représentant.
     
     
4. Lorsque le client fait son achat et que l’opportunité est déplacée à 100 %:
   • Le client est retiré de la liste de clients potentiels et est ajouté à la liste de clients actuels
   • Le cycle d’automatisation s’arrête et le reste des 7 courriels ne sera pas envoyé.

Notifications internes au service des opérations

Exemple : un client potentiel qui a reçu une soumission indique qu’il est sur le point d’approuver le projet.

1. Sachant que la soumission sera signée au cours des prochains jours, le représentant avance manuellement le stade de vente à 90 %.
   • Au changement de stade, une notification interne est envoyée automatiquement au service des opérations afin qu’il puisse se préparer à recevoir cette commande (s’assurer que le matériel est disponible, mettre les plans à l’horaire, etc.).
     
     
2. Dès réception de l’entente signée, le représentant change le stade de vente à 100%.
   • Une notification est envoyée au service des opérations pour confirmer la commande avec un # de bon d’achat.
   • Au changement de stade, le prospect devient maintenant un client.
   • Une notification interne est envoyée à un gestionnaire de compte qui lui est attitré.
   • Le nouveau client reçoit une série de communications personnalisées :
     1. Message de bienvenue du président
     2. Courriel de présentation du gestionnaire de compte
     3. Informations pour se préparer à recevoir une livraison
     4. Renseignements sur le service à la clientèle

Gestion des renouvellements avec actions basées sur la date

Exemple : Un contrat de service de thermopompe vient à échéance à une certaine date.

30 jours avant la date d’échéance, des actions sont automatiquement déclenchées:

1. Un courriel est envoyé au client pour l’aviser de l’échéance prochaine de son contrat de service et qu’un représentant l’appellera à ce sujet dans les 48 heures.
2. Une tâche est créée pour le représentant, qui doit appeler le client et lui proposer une soumission de renouvellement.

Automatisation du marketing par courriel

Exemple : un groupe touristique envoie une infolettre à tous ses nouveaux clients.

Le premier courriel présente trois types d’activités : vélo de montagne, golf et plage.

1. Si le client clique sur l’une des trois activités pour en savoir plus, par exemple le golf, cela déclenche un nouveau courriel plus ciblé le lendemain.
2. Le lendemain, un nouveau courriel est envoyé au client lui présentant trois parcours de golf.
3. S’il clique sur le parcours #1, le lendemain un courriel est automatiquement envoyé avec un code rabais pour sa première visite au parcours #1.

Courriels d’anniversaire de naissance

Exemple : à la date de fête de chaque client, un courriel est envoyé automatiquement pour lui souhaiter un joyeux anniversaire et lui donner un code promo qu’il peut appliquer sur son prochain achat.

Automatisez tout ce que vous pouvez

L’automatisation des tâches de vente et de marketing est un outil indispensable pour augmenter votre productivité. L’automatisation permet d’exécuter les tâches manuelles et répétitives avec rigueur et précision, tout en gardant votre équipe motivée et concentrée sur les activités à haute valeur ajoutée. Le CRM CentrixOne offre un module de paramétrage d’automatisations simple et robuste qui permet facilement aux novices d’automatiser leur premiers processus et aux initiés de mettre en place des systèmes de gestion des ventes haute performance.