Politique de protection des renseignements personnels

1. Introduction

L’objectif de la politique de protection des renseignements personnels (ci-après « Politique » ) est de fournir l’information utile et nécessaire concernant les activités de Solutions Centrix Inc. impliquant des renseignements à caractère personnel. Elle décrit les normes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels. Elle explique également les façons dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci.

Solutions Centrix inc. (CentrixOne), s’engage à garder confidentielle et exacte, ainsi qu’à maintenir la sécurité de toute information recueillie des visiteurs de son site web et des personnes utilisant ses infrastructures et services virtuels, conformément à la législation en vigueur. Par votre utilisation du www.centrix.one, vous consentez aux méthodes de traitement des données comme stipulées dans la présente politique.

1.1. Renseignements personnels

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Par contre, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnels ne sont pas des renseignements personnels. Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

1.2. Consentement

Solutions Centrix reconnaît que votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant doit être manifeste, libre et éclairé. Votre consentement doit être donné à des fins spécifiques. En fonction de la nature et la sensibilité des renseignements personnels, votre consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par exemple lorsque vous nous fournissez volontairement des renseignements personnels). En règle générale, Solutions Centrix (CentrixOne) sollicitera votre consentement au moment de la collecte des renseignements, sauf si nous y sommes tenus ou autrement autorisés en vertu de la loi.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales applicables, et de la transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, nos Services pourraient ne plus vous être accessibles et Solutions Centrix (CentrixOne) pourrait ne plus être en mesure de vous fournir certains services.

2. Quels renseignements personnels collectons-nous ?

Lorsque nous obtenons de l’information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre consentement par écrit à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements recueillis pour les fins indiquées. Nous solliciterons votre consentement lors de toute autre utilisation, divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent. Notre entreprise s’engage à utiliser les renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver pour la durée nécessaire à la réalisation du service demandé. Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi. Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que vous en soyez informés ou que vous n’ayez donné votre consentement. De telles circonstances sont réunies lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir votre consentement ou lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener une enquête sur une possible rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une fraude ou encore d’appliquer la loi.

a. Cueillette des renseignements provenant du site web

Le site web recueille différents types d’informations, tels que :

des renseignements fournis volontairement, incluant votre nom, adresse, adresse courriel, renseignements de facturation ou de carte de crédit, etc. et lesquels pourraient être utilisés lorsque vous achetez des produits ou services ou pour la livraison desdits produits ou services;

des renseignements recueillis automatiquement lorsque vous visitez notre site web, dont des témoins, des technologies de suivi tierces et des journaux de serveur.

Soyez assuré que ce site ne recueillera que les renseignements personnels que vous acceptez de fournir volontairement et de plein gré par le biais de sondages, formulaires d’adhésion et courriels. L’intention du site est de n’utiliser les renseignements personnels recueillis que pour les fins auxquelles ils ont été requis et toute utilisation additionnelle spécifiquement fournie sur ce site.

Il est également possible que nous recueillions des renseignements relatifs au type de navigateur que vous utilisez, à l’adresse IP ou au type de système d’exploitation afin que nous puissions vous offrir et maintenir un service de haute qualité.

Il est fortement recommandé de prendre connaissance des politiques et énoncés relatifs à la protection des renseignements personnels de tout site web visité ou utilisé fréquemment afin de mieux comprendre de quelles façons d’autres sites web recueillent, utilisent et partagent les renseignements amassés.

Témoins

Notre site Web utilise des témoins (ou cookies), soit de petits fichiers de données qui sont enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous le visitez. Ces témoins servent notamment à vous offrir une bonne expérience lorsque vous naviguez sur notre site Web. Les renseignements personnels collectés par les témoins permettent à Logient et ses fournisseurs de services d’adapter le site Web à vos préférences et de compiler des statistiques au sujet de la consultation et de l’utilisation du site Web afin de l’améliorer.

Nous pouvons utiliser des témoins pour enregistrer des informations anonymes et non personnelles à propos de vos visites sur notre site Web et pour recueillir des informations sur vos activités de navigation. Les renseignements que nous pouvons compiler par l’entremise de témoins peuvent inclure : l’adresse de protocole Internet (ou adresse IP) de votre ordinateur, le système d’exploitation que vous utilisez, l’identité de votre fournisseur de services Internet, la date et l’heure auxquels vous avez accédé au présent site Web, le site Web précédent que vous avez visité et qui vous a fourni un lien à notre site Web, ainsi que le contenu visionné et téléchargé sur notre site.

Nous utilisons les témoins suivants :

Témoins strictement nécessaires  : Ces témoins sont nécessaires pour permettre la fonctionnalité de base du site. Le site web ne peut pas fonctionner correctement sans ces témoins

Témoins fonctionnels  : Ils servent à optimiser votre expérience en lien avec notre site Web
Témoins statistiques  : Ces témoins nous aident à comprendre comment vous interagissez avec notre site Web en collectant et en rapportant des informations de manière anonyme
Témoins de performance  : Nous utilisons Google Analytics pour collecter et traiter certaines données d’analyse et analyser votre utilisation de nos sites Web. Google Analytics est soumis aux règles de confidentialité et aux conditions d’utilisation de Google
Témoins publicitaires  : Ils peuvent être utilisés notamment à des fins de recherche, de planification et de production de rapports pour établir un profil de vos intérêts.
Témoins réseaux sociaux : Ces témoins peuvent être activés lorsque vous partagez des contenus depuis notre site Web. Vous êtes alors assujetti aux politiques d’utilisation des données des plateformes de réseaux sociaux (ex. : Facebook, LinkedIn), qui peuvent placer des témoins (y compris des témoins de ciblage)

Pour ajuster vos préférences en matière de témoins, vous pouvez vous référez à l’icône bleu dans le coin gauche au bas de votre écran lorsque vous êtes sur notre site Web.

Comme avec la plupart des navigateurs Internet, il est possible d’effacer les témoins du lecteur de disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré. Ce faisant, votre usage de nos Services peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions. Nous vous invitons à consulter les sites Ads Setting et Network Advertising Initiative ainsi que les instructions ou la section d’aide de votre navigateur pour plus d’informations sur les fichiers témoins.

b. Cueillette des renseignements provenant des clients utilisateurs possédant un abonnement et requérant des services professionnels

Dans certains cas, par exemple dans le cadre de mandats de services professionnels, les organisations clientes nous fournissent des données destinées à être traitées et importées dans leur instance du logiciel. Une fois ces données traitées, les documents qui contiennent ces données sont volontairement détruits après un délai de 30 jours.

3. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

a. La gestion de notre site web

Solutions Centrix inc. peut recueillir et utiliser des renseignements personnels afin d’aider à l’exploitation de son site web et afin d’assurer la prestation des services dont vous avez besoin et avez fait la demande.

Un site internet exige du contenu ( data = ce que nous utilisons) , de la logique dans le traitement de données ( logique= comment nous les utilisons) et un rendu visuel du traitement de ces données (vue= ce vous voyez à l’écran ). Ce processus répond aux objectifs suivants (= finalités) :

Partager avec vous et selon votre demande, les différentes informations relatives aux produits et services fournis par Centrix;

Suivre la gestion des demandes d’information et/ou de contact.

Optimiser notre site internet et d’assurer la sécurisation de notre système d’information. Veuillez noter que dans ce cadre, nous n’évaluons pas les données recueillies dans un but d’analyse marketing.

Ces traitements sont basés sur votre consentement, ce qui signifie que l’on soumettra la demande future de contact ou d’autre traitement ultérieur à votre consentement préalable.

Liens vers d’autres sites web

Notre site web comporte des liens vers des sites web affiliés et autres. Solutions Centrix inc. n’accepte aucune responsabilité pour toute politique de protection des renseignements personnels, tous procédés ou pratiques de ces sites. Par conséquent, nous recommandons à tous nos usagers et visiteurs de consulter, lorsqu’ils quittent notre site web, les énoncés de confidentialité de tous les sites qui recueillent des renseignements permettant d’identifier une personne. La présente politique de protection des renseignements personnels ne s’applique en tout et partout que pour les renseignements recueillis par notre site web.

b. Marketing

Nous traitons uniquement les données afin de répondre à l’utilisateur.

Formulaire de contact : L’adresse de messagerie électronique est traitée sur base de notre intérêt légitime dans le cadre de la tenue d’une correspondance.

Restez en contact (infolettre) : abonnement et envoi de l’infolettre.

Profilage et marketing direct : Lorsque que vous utilisez la connexion pour la création d’un compte gratuit, une demande pour une démo (démonstration) ou autre services en ligne, nous récupérons vos coordonnées de contact et votre adresse de messagerie. Dans ce cas, nous sommes susceptibles de prendre contact avec vous pour tout correspondance utile. Veuillez noter que vous pouvez à tout moment retirer votre consentement ou vous opposer à ce traitement (envoi de l’infolettre) en cliquant sur le lien désabonnement dans le pied de page du message. (Voir section « Quels sont vos droits ? »).

Veuillez noter que toute donnée personnelle traitée additionnellement dans le cadre de la transmission par l’interface sert à prévenir tout abus et relève de la sécurité de notre système d’information.

Solutions Centrix inc. ne procède pas et ne procédera pas à la vente ou location de ses listes de noms ou de clients à toute tierce partie.

Désabonnement ou exclusion

Tous les usagers et visiteurs de notre site web peuvent choisir de ne plus recevoir nos communications et se réservent le droit de ne plus recevoir nos communications par le biais de courriels ou d’infolettres. Pour suspendre la réception de nos communications ou pour vous désabonner, veuillez nous faire parvenir un courriel contenant votre requête à info@centrix.one .

c. Essai gratuit

Vous avez la possibilité de créer un compte gratuit pour une période d’essai de 14 jours calendrier.

En cliquant sur Essai gratuit dans le menu de navigation , vous êtes invité à compléter un petit formulaire. Dès que le formulaire est soumis, vous recevez un message de confirmation qui vous indique vos identifiants.

Notez que le mot de passe est masqué et chiffré, il s’active en cliquant sur le bouton se connecter. Si la durée d’activation est expirée, veuillez faire une deuxième demande.

Ensuite, nous sommes susceptibles de prendre contact avec vous afin de valider ou non une offre de nos produits et services sur base de notre intérêt légitime.

d. CentrixOne

Vous êtes invité via le formulaire de connexion à commander l’achat de la licence d’utilisation au logiciel Centrix : vous déterminer le type de licence et le nombre d’utilisateurs.

Notez que seules les données personnelles de la personne responsable de l’achat et/ou de l’administrateur du compte sont requises.

Vous êtes invité à fournir vos renseignements de carte de crédit afin de procéder au paiement et à la facturation. Ces données sont traitées par la plateforme de facturation et de paiement Chargebee.

Intégrations à des services tiers Vous pouvez avoir la possibilité d’intégrer nos services à d’autres services, technologies ou plates-formes sur votre ordinateur, sur les sites Web autorisés et/ou sur votre téléphone mobile. Ces intégrations peuvent vous obliger à saisir des informations vous concernant ou entraîner la divulgation d’informations vous concernant des services à un tiers, ou amener les services à recevoir des informations vous concernant d’un tiers avec lequel vous nous demandez d’intégrer. Veuillez noter que lorsque vous activez une intégration entre les Services et un tiers, toute information vous concernant transmise à un tiers sera soumise aux politiques et procédures de ce tiers et non de CentrixOne.

Si vous choisissez de connecter votre compte de messagerie à notre plateforme, vous utiliserez un ensemble de fonctionnalités construites à l’aide de la technologie de Nylas Inc. En vous inscrivant ou en utilisant l’application Nylas, vous comprenez et acceptez que Nylas, Inc. et ses sociétés affiliées qui fournir Nylas (« Nylas »), aura accès à vos informations et sera autorisé à utiliser ces informations à des fins spécifiques et limitées pour vous fournir les Services, conformément à notre accord avec Nylas. Cette intégration est un service totalement facultatif et n’est pas obligatoire pour utiliser notre plateforme.

e. Limites de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels

Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement pour confirmer l’identité d’une personne, créer un dossier employé, se conformer aux exigences légales. Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.

4. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Selon le principe de minimisation des données et la limitation de la durée de rétention, vos données personnelles ne sont conservées que pour la durée nécessaire à leur traitement.

Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

a. Gestion du site internet

Les données personnelles sont supprimées dès qu’elles ne sont plus utiles pour le traitement requis .C’est le cas lorsque vous terminez votre session de navigation.

Cependant, certaines données personnelles de connexion enregistrées dans les journaux (« log ») sont effacées après un délai maximum de 30 jours. Une conservation à plus long terme est possible : dans ce cas, l’adresse IP de l’utilisateur est supprimée ou transformée de sorte qu’il n’y ait plus de lien entre les données collectées et l’utilisateur.

b. Démonstration et essai gratuit

Les données fournies par les clients potentiels sont conservées durant la période d’activation de l’utilisation gratuite (14 jours). Ces données, ainsi que les données recueillies lors d’une démonstration, sont ensuite conservées pour une période de deux ans, à moins d’une demande explicite de la part du client.

Ensuite le délai de conservation varie selon que vous avez activez une licence d’utilisation (durée contractuelle) ou pas.

c. CentrixOne

Les données personnelles contenues dans des documents constitutifs de pièces justificatives comptables (ex. commandes et confirmation de commandes, factures) sont conservées dans le délai applicable au regard de la législation en vigueur au Canada.

5. Quels sont vos droits ?

Toute personne concernée (= personne physique) a la possibilité d’exercer les droits suivants :

Droit d’accès : confirmation que vos données personnelles sont bien traitées et obtention d’une copie de celles-ci, le cas échéant; Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués.

Droit de rectification : rectification de données inexactes vous concernant dans les meilleurs délais.

Droit à l’effacement : Suppression de vos données dans certains cas. Nous pouvons conserver certaines de vos données et/ou informations lorsque la loi le requiert ou lorsque nous avons une base légale (contrat, intérêts légitimes, consentement);

Droit de retirer votre consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement de vos données y est soumis;

Droit de déposer une plainte : vous pouvez déposer une plainte en communiquant avec info@centrix.one

5.1. Comment procéder pour faire une demande ?

Veuillez envoyer toutes informations utiles à votre demande à l’adresse de messagerie suivante info@centrix.one .

Nous vous signalons que Centrix se réserve le droit de refuser de traiter votre demande si cette dernière ne relève pas des exigences aux lois et règlements en vigueur en la matière.

Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le cadre d’une enquête sur une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fait l’objet d’un litige ou est privilégiée, ou qu’il nous est impossible de vous identifier correctement.

6. Comment sécurisons-nous vos données ?

Nous mettons en place, testons et maintenons les mesures de sécurités appropriées, notamment le chiffrement (ex : les mot de passe sont chiffrés avec une clé d’encodage, les échanges de communication utilisent un TLS), la solution logicielle (privacy by design, gestion du cloud), le stockage (les données insérés par le client sont conservées dans le CRM) et d’administration du réseau, l’évaluation et la journalisation (« logs ») la détection de violations et la gestion des incidents afin de prévenir l’accès non autorisé ou accidentel, la perte, l’altération, la divulgation ou la destruction de données à caractère personnel.

6.1. Que se passe-t-il en cas de violation de données personnelles ?

Centrix communique, dans les meilleurs délais, à ses clients, ses sous-traitants, partenaires et autres tiers concernés, toute violation de données présentant un risque élevé pour les droits et libertés fondamentales des personnes physiques. Tous incidents liés à la confidentialité des données seront répertoriés et communiqués à la Commission d’accès à l’information sur demande.

6.2. Formation et sensibilisation

L’entreprise fait la promotion de meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de protection des renseignements personnels de différentes façons :

Elle informe tout le personnel de son équipe;

Elle affiche le nom et les coordonnées de la personne responsable des RP;

Elle mobilise divers moyens de sensibilisation, entre autres : des séances d’informations sur la protection des renseignements personnels, des rappels lors des réunions d’équipe, de la formation à son personnel, un plan d’action pour la RP, un journal de bord, etc.

6.3. Application

Si pour quelque raison vous pensez que l’entreprise n’a pas adhéré à ces principes, nous vous prions de le notifier en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous ferons alors le nécessaire pour déterminer et corriger le problème dans des délais raisonnables. Mentionner comme objet « Protection de la vie privée ».

7. Quand pouvons-nous mettre à jour la politique ?

7.1. Cette politique est-elle revue ?

Cette politique peut être modifiée et mise à jour à tout moment par Centrix selon les lois et règlements en vigueur.

Date de mise à jour : 28/08/2023

Veuillez noter que la version linguistique française prime.

7.2. Modification à l’Entente de protection des renseignements personnels

Solutions Centrix inc. se réserve le droit de mettre à jour sa politique de protection des renseignements personnels et d’en modifier les conditions et, ce faisant, affichera lesdites modifications sur la page d’accueil de son site web au www.centrix.one afin que les usagers et visiteurs soient toujours au fait des types de renseignements recueillis par Solutions Centrix inc., comment ils seront utilisés et dans quelles circonstances, s’il y en a, de tels renseignements seront divulgués. S’il advenait que Solutions Centrix inc. soit contrainte d’utiliser tout renseignement permettant d’identifier une personne provenant de ses dossiers, d’une manière différant considérablement de ce qui avait été initialement indiqué lors de la collecte, les usagers en seront rapidement avisés par courriel. En tout temps, les usagers pourront choisir s’ils permettent ou non l’utilisation de leurs renseignements de cette différente façon.

8. Acceptation des conditions

Par l’utilisation de la plateforme web Centrix.one, vous acceptez les conditions stipulées dans la présente politique de protection des renseignements personnels. Dans le cas contraire, vous devez vous abstenir d’utiliser notre site et le logiciel CentrixOne. De plus, en poursuivant l’utilisation de notre site web après la mise à jour ou modification de nos conditions, vous signifiez votre accord et acceptation desdites modifications.

9. Comment nous contacter ?

Pour tout question relative à l’usage de vos données ou à cette information, n’hésitez pas à nous contacter :

Messagerie électronique : info@centrix.one

Solutions Centrix Inc.
50 rue de Lauzon, suite 200
Boucherville (Québec) J4B 1E6
Canada

10. Désignation d'une personne responsable de la protection des renseignements personnels

L’entreprise désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPS). Le nom et les coordonnées de la personne responsable sont les suivants :

Robert Meunier
info@centrix.one
CP 208, Eastman (QC) J0E 1P0, Canada

Le nom et les coordonnées de la personne responsable sont publiés sur le site Internet de l’entreprise à l’adresse suivante www.centrix.one, ou sont rendus accessibles par tout autre moyen approprié, afin de permettre aux utilisateurs de contacter la personne responsable pour toute question ou préoccupation concernant la protection de leurs renseignements personnels.

L’entreprise s’engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs et à respecter les exigences légales en matière de protection des renseignements personnels. Toutes les questions, plaintes ou demandes de renseignements concernant la protection des renseignements personnels doivent être adressées à la personne responsable désignée.