Introduction #
Afin de centraliser vos communications, il est possible de synchroniser votre boîte courriel avec le CRM. Cette fonctionnalité vous permet d’accéder, via la fiche d’un contact dans CentrixOne, à une vue d’ensemble de tous les échanges que vous lui aurez envoyés via votre boîte courriel.
Table des matières #
Astuce : pour accéder rapidement à une section précise du guide, cliquez sur l’un des titres ci-dessous.
- Comment fonctionne la synchronisation courriel ?
- Est-ce que votre système de messagerie est compatible ?
- Comment synchroniser une boîte courriel Microsoft Office 365 avec CentrixOne ?
- Comment synchroniser une boîte courriel Google (Workspace / G Suite) avec CentrixOne ?
- Comment synchroniser une boîte courriel IMAP avec CentrixOne ?
- Peut-on synchroniser une 2e boîte courriel ?
- Où peut-on voir les courriels synchronisés ?
- Comment voir les messages provenant d’une boîte courriel d’un autre utilisateur ?
Comment fonctionne la synchronisation courriel ? #
Lorsque vous synchronisez votre boîte courriel avec CentrixOne, dès qu’un courriel externe est envoyé à un contact, il deviendra alors visible dans la fiche de ce contact dans le CRM. À l’inverse, un courriel envoyé via le CRM ne sera pas visible dans votre boîte courriel externe. Pour répondre à un courriel, vous devrez passer par votre système de messagerie externe.
Étant donné que ce type de synchronisation est en réalité un simple miroir de votre boîte courriel, tout le contenu est synchronisé en texte brut (sans image ni pièce jointe). Étant un miroir, cela veut aussi dire qu’un courriel supprimé de votre corbeille va aussi disparaître dans le CRM. D’ailleurs, pour supprimer un courriel, vous devrez obligatoirement passer par votre boîte externe.
Il est aussi possible de synchroniser votre calendrier. Ainsi, vous pourriez décider d’afficher, dans votre calendrier externe, certaines réunions ou tâches créées dans le CRM. Par contre, à l’inverse, un RDV créé dans votre calendrier externe ne sera pas visible dans le CRM.
Est-ce que votre système de messagerie est compatible ? #
Pour synchroniser votre boîte courriel, vous devez avoir un nom de domaine personnalisé (ex : @centrix.one). De plus, votre système de messagerie doit être configuré en mode Exchange ou IMAP. À noter que vous ne pouvez pas synchroniser une alias (adresse courriel qui redirige vers une autre adresse courriel).
La synchronisation du calendrier est compatible avec les systèmes de messagerie en mode Exchange uniquement.
Si vous avez activé la vérification en deux étapes dans votre boîte courriel (ex : envoyer un code sur votre cellulaire pour autoriser la connexion), le plus simple est de la désactiver afin de pouvoir synchroniser votre boîte courriel avec CentrixOne. Vous pouvez aussi contourner l’incompatibilité en créant un mot de passe unique pour le CRM (voici comment faire).
Comment synchroniser une boîte courriel Microsoft Office 365 avec CentrixOne ? #
- Cliquez sur le module Paramètres
- Cliquez sur la vue Synchronisation boîte courriel
- Cliquez sur Synchroniser maintenant
- Indiquez votre adresse courriel
- Cliquez sur Log in
- Indiquez le mot de passe pour vous connecter dans votre boîte courriel
- Cliquez sur Connexion
- Cliquez sur Oui
- Patientez pendant que la connexion s’effectue
- Cochez la case Utiliser cette adresse courriel pour synchroniser mon calendrier
- Sélectionnez le bon calendrier dans la liste
- Cliquez sur Sauvegarder
Comment synchroniser une boîte courriel Google (Workspace / G Suite) avec CentrixOne ? #
- Connectez-vous sur votre compte Google via le lien suivant : admin.google.com
- Cliquez sur Sécurité
- Cliquez sur Contrôle des accès et des données
- Cliquez sur Commandes des API
- Cliquez sur Gérer l’accès d’applications tierces
- Cliquez sur Ajouter l’application
- Cliquez sur Nom de l’application OAuth ou numéro de client
- Dans la zone de recherche, copiez-collez l’information suivante : 5332773853-6ko739el9enjpngebiv08fnt3idbsjbt.apps.googleusercontent.com
- Cliquez sur Recherche
- Cliquez sur Sélectionner
- Cochez la case de l’identifiant qui apparaît à l’écran, puis cliquez sur Select
- Cliquez sur Continue
- Cochez la case De confiance, puis cliquez sur Continue
- Cliquez sur Terminer
- Connectez-vous sur votre compte CentrixOne
- Cliquez sur le module Paramètres
- Cliquez sur la vue Synchronisation boîte courriel
- Cliquez sur Synchroniser maintenant
- Indiquez votre adresse courriel
- Cliquez sur Log in
- Cliquez sur Sign in with Google
- Patientez pendant que la connexion s’effectue
- Cochez la case Utiliser cette adresse courriel pour synchroniser mon calendrier
- Sélectionnez le bon calendrier dans la liste
- Cliquez sur Sauvegarder
Comment synchroniser une boîte courriel IMAP avec CentrixOne ? #
Pour trouver vos serveurs (IMAP et SMTP) et vos numéros de port, référez-vous à ce guide.
- Cliquez sur le module Paramètres
- Cliquez sur la vue Synchronisation boîte courriel
- Cliquez sur Synchroniser maintenant
- Indiquez votre adresse courriel
- Cliquez sur Log in
- Cliquez sur Select a different provider
- Cliquez sur See all providers
- Cliquez sur Custom IMAP settings
- Indiquez le mot de passe pour vous connecter dans votre boîte courriel
- Indiquez votre serveur IMAP et son numéro de port
- Indiquez votre serveur SMTP et son numéro de port
- Cliquez sur Log in
- Patientez pendant que la connexion s’effectue
À noter que la synchronisation du calendrier n’est pas compatible avec ce type de boîte courriel.
Peut-on synchroniser une 2e boîte courriel avec CentrixOne ? #
Par défaut, vous pouvez synchroniser une seule boîte courriel par utilisateur. Par contre, il existe un forfait spécial (à moindre coût) pour vous permettre d’activer un 2e utilisateur qui servira uniquement à synchroniser la 2e boîte courriel. Si ceci correspond à votre besoin, contactez-nous (succes@centrix.one) afin d’en discuter.
Où peut-on voir les courriels synchronisés ? #
Lorsque le système détecte que l’adresse courriel du contact est le destinataire ou est en CC ou en CCI d’un courriel présent dans votre boîte synchronisée, il va afficher ce message dans la fiche du contact dans le CRM.
Pour y accéder :
- Cliquez sur le module Contacts
- Recherchez le contact approprié, puis cliquez sur son nom
- Dans la section Activités, cliquez sur Courriels synchronisés
Vous pouvez aussi obtenir une vue d’ensemble des échanges courriel envoyés à tous les contacts d’une société (compte) via l’onglet Courriels synchronisés de la fiche du compte.
Comment voir les messages provenant d’une boîte courriel d’un autre utilisateur ? #
Afin d’améliorer la communication entre les départements, il peut être intéressant de permettre à vos utilisateurs de voir les échanges courriel de leurs collègues. Chacun peut ainsi vérifier avec qui le contact a communiqué récemment et quel était le sujet de leur échange.
Il faut toutefois garder en tête qu’un seul utilisateur peut voir le contenu d’un maximum de 25 boîtes courriel. Aussi, si vous avez une grande quantité de messages à afficher dans l’onglet Courriels synchronisés, son temps de chargement sera plus long qu’à la normale.
Pour activer la permission spéciale :
- Assurez-vous que tous les utilisateurs concernés ont synchronisé leur boîte courriel avec CentrixOne
- Configurez votre hiérarchie (au besoin, référez-vous à ce guide)
- Déterminez le niveau de visibilité désiré pour chaque utilisateur (voir ci-dessous)
- Écrivez-nous à support@centrix.one en nous spécifiant le niveau de visibilité pour chaque utilisateur afin qu’on effectue la configuration
Niveaux de visibilité
L’utilisateur peut voir :
- Niveau 0 : uniquement ses échanges courriel
- Niveau 1 : ses échanges et ceux des utilisateurs en-dessous de lui dans la hiérarchie (ses employés)
- Niveau 2 : ses échanges, ceux des utilisateurs en-dessous de lui et au même niveau que lui dans la hiérarchie (ses employés et ses égaux, mais pas les employés de ses égaux)
- Niveau 3 : ses échanges courriel, ceux des utilisateurs en-dessous de lui, au même niveau et sous ses égaux dans la hiérarchie (ses employés, ses égaux et les employés de ses égaux)
- Niveau 4 : ses échanges et ceux de tous les autres utilisateurs
