Introduction #
Lorsque vous synchronisez votre logiciel QuickBooks Online, vous obtenez alors un accès à tous vos clients, estimations, notes de crédits, commandes et factures à même votre CRM CentrixOne.
C’est aussi très pratique pour créer du marketing par courriel intelligent (par exemple, cibler vos envois sur un produit acheté, une fin de garanti, etc.), pour obtenir une vue d’ensemble de vos opportunités, pour analyser vos prévisions de vente, pour comparer vos revenus d’une période à l’autre ou encore pour assurer une uniformité des données.
Table des matières #
Astuce : pour accéder rapidement à une section précise du guide, cliquez sur l’un des titres ci-dessous.
Comme synchroniser QuickBooks ? #
À noter que, si vous désirez faire du ménage dans votre compte QuickBooks et supprimer certains clients, vous devez le faire avant de démarrer votre première synchronisation.
- Cliquez sur le module Paramètres
- Cliquez sur la vue Synchronisation QuickBooks
- Cliquez sur Se connecter à QuickBooks
- Entrez les informations pour vous connecter à votre compte QuickBooks
- Cliquez sur Ouvrir une session
- Cliquez sur Connecter
- Sélectionnez à partir de quelle date synchroniser vos clients et opportunités (date de début)
- Choisissez dans quelle langue vous désirez synchroniser les informations
- Sélectionnez la langue par défaut que le système attribuera aux nouveaux clients créés dans CentrixOne via le service de synchronisation
- Cliquez sur Commencer la synchronisation
Comment fonctionne la synchronisation avec QuickBooks ? #
Par défaut, la synchronisation des données client est bidirectionnelle, soit de QuickBooks vers CentrixOne et de CentrixOne vers QuickBooks. Pour la rendre unidirectionnelle, soit de QuickBooks vers CentrixOne uniquement, veuillez nous écrire à support@centrix.one.
(À noter qu’une synchronisation unidirectionnelle des données client empêchera toutes modifications des données contacts et comptes de la liste nommée QuickBooks et bloquera aussi les modifications des automatisations sur ces données.)
Concernant la synchronisation des soumissions, commandes, factures, stades de vente et catégories de revenu, en raison de la loi canadienne, nous sommes contraints de la rendre unidirectionnelle, soit de QuickBooks vers CentrixOne uniquement.
Qu’est-ce qui est synchronisé avec QuickBooks ? #
Informations de la fiche client :
- Nom de l’entreprise (société)
- Adresse complète
- Site Web
- Titre et nom complet du contact principal
- Téléphone 1, téléphone 2 (autre), télécopieur et cellulaire du contact principal
- Adresse courriel du contact principal
Soumissions, commandes et factures (opportunités) :
- Titre (représente le numéro de la soumission, de la commande ou de la facture selon le cas)
- Stade de vente
- Catégories de revenu
- Codes de produits et leur description
- Quantité
- Prix unitaire
- Frais de transport
- Escompte (rabais client)
- Total (avant taxes)
Stades de vente :
- Perdues = Estimation – Rejetée (0%)
- Qualifiée = Estimation – En attente (40%)
- Avancée = Estimation – Accepté (80%) et Estimation – Fermé (90%)
- Gagnée = Facture (100%)
Catégories de revenu :
- Dans QuickBooks, celles sous Paramètres > Listes > Produits et services > Plus > Gérer les catégories
Quelles sont les particularités à connaître lorsqu’on est synchronisé avec QuickBooks ? #
Liste protégée :
Une nouvelle liste protégée nommée QuickBooks s’affiche dans votre module Listes. Comme son nom l’indique, elle contient tous les clients synchronisés avec QuickBooks et ne peut pas être renommée ni supprimée.
Pour synchroniser un compte ou un contact, vous devez le créer, le déplacer ou le copier dans la liste nommée QuickBooks. À noter qu’un seul contact par compte est synchronisé, soit le contact le plus ancien.
Contact primaire :
Dans la liste nommée QuickBooks, chaque contact synchronisé est identifié par un logo QuickBooks, visible uniquement dans le sommaire de leur fiche contact.
Données clients :
Par défaut, il n’est pas possible de modifier les informations des comptes ou contacts associés à la liste nommée QuickBooks. Pour permettre la modification, veuillez suivre les étapes dans ce guide.
Concernant les adresses courriel, dans le logiciel QuickBooks, il est possible d’indiquer plusieurs adresses dans le champ Courriel en les séparant par une virgule. Toutefois, seule la première adresse courriel du client est synchronisée avec CentrixOne.
Suppression :
Tous les comptes et contacts appartenant à la liste nommée QuickBooks ne peuvent pas être supprimés, car leur identifiant (ID) respectif est utilisé par le synchronisateur. Cet identifiant est visible dans l’URL de QuickBooks, lorsqu’on clique sur une fiche client.
Par le fait même, dans votre logiciel QuickBooks, veuillez ne pas supprimer de clients. À la place, désactivez-les pour éviter de briser votre service de synchronisation. Le cas échéant, des frais de réparation pourraient alors être exigibles.
Fusion :
Veuillez ne pas utiliser la fonction de fusion dans QuickBooks, car elle n’est pas compatible avec CentrixOne. Une fusion causerait automatiquement un doublon dans votre compte CentrixOne et pourrait interrompre votre service de synchronisation. Le cas échéant, des frais de réparation pourraient alors être exigibles.
Catégories de revenu :
Dans votre compte QuickBooks, ne supprimez pas les catégories de revenu, car elles sont synchronisées avec CentrixOne. À la place, désactivez-les.
