Introduction #
Grâce à la polyvalence du CRM CentrixOne, vous pouvez autant envoyer des courriels individuellement que des infolettres à toute votre clientèle en même temps. Vous pouvez même automatiser l’envoi d’un accusé de réception, d’un formulaire à compléter, d’un catalogue de produits à consulter et plus encore.
Ce guide vous apprendra tout ce dont vous avez besoin pour utiliser notre courrielleur à son plein potentiel.
Table des matières #
Astuce : pour accéder rapidement à une section précise du guide, cliquez sur l’un des titres ci-dessous.
- Comment fonctionne le courrielleur de CentrixOne ?
- Comment modifier la visibilité d’un courriel ?
- Comment ajouter un lien vers un document (pièce jointe) dans un courriel ?
- Comment intégrer un formulaire dans un courriel ?
- Est-il possible d’importer une police de caractères dans le courrielleur ?
- Comment réutiliser un courriel envoyé ?
- À l’étape 3 de l’envoi d’une campagne courriel, à quoi correspondent les différents calculs ?
- Comment désabonner une adresse courriel ?
- Comment réabonner une adresse courriel ?
- Comment ajouter un lien pour se désabonner ?
- Comment gérer la page de désabonnement ?
- Comment voir la liste des adresses courriel invalides ou désabonnées ?
Comment modifier la visibilité d’un courriel ? #
Par défaut, une ébauche courriel est publique et donc visible pour les autres utilisateurs de votre compte CentrixOne.
Dans certaines circonstances, il est possible que vous aimeriez rendre votre ébauche privée et donc la masquer aux yeux des autres utilisateurs. Cela peut être pour éviter des modifications sur votre courriel ou encore pour éviter une suppression involontaire d’une ébauche contenant un formulaire.
Si vous rendez votre ébauche privée, pensez à la remettre publique avant de l’envoyer. Vous permettrez ainsi aux autres utilisateurs de votre compte d’accéder aux statistiques d’envoi de votre courriel. Petit détail important, seul le créateur de l’ébauche peut en modifier la visibilité et ce statut n’est plus modifiable une fois le courriel envoyé.
Pour identifier rapidement si votre courriel est privé, dans la liste de vos ébauches, vérifiez si un cadenas est présent à l’extrémité droite de votre courriel. Si vous n’avez pas de cadenas, alors votre ébauche est publique.
À noter que seule une ébauche dans le module Courriels peut être privée. En effet, vous ne pouvez par rendre privé un courriel unitaire (envoyé via une fiche client), un courriel automatisé ou un gabarit.
Pour modifier la visibilité :
- Cliquez sur le module Courriels
- Si votre courriel est déjà créé, dans l’onglet Ébauches, cliquez sur le 1er crayon pour renommer le titre du courriel concerné (sinon, cliquez sur + courriel, dans le haut à droite, pour créer une ébauche)
- Décochez la case Donner l’accès à tous les utilisateurs pour rendre l’ébauche privée ou cochez-la pour la rendre publique
Comment ajouter un lien vers un document (pièce jointe) dans un courriel ? #
Deux options s’offrent à vous. Vous pouvez soit créer un hyperlien qui sera déclenché lorsqu’on clique sur un mot précis, soit créer un bouton dont l’action ouvrira une pièce jointe.
Option A – Hyperlien :
- Cliquez sur le module Courriels
- Si votre courriel est déjà créé, cliquez sur le courriel concerné, sinon cliquez sur + courriel pour en créer un
- Si vous n’avez pas de zone de texte, cliquez-glissez un contenu de texte dans votre courriel, puis écrivez-y quelques mots qui inciteront votre destinataire à cliquer sur ceux-ci afin d’ouvrir votre pièce jointe
- Sélectionnez les quelques mots concernés
- Cliquez sur l’icône de chaîne pour Insérer/modifier un lien
- Dans le champ Type de lien, sélectionnez Fichier du lien
- Dans le gestionnaire de fichiers, cliquez sur le dossier au nom de votre compagnie
- Si votre fichier est déjà importé, placez votre curseur sur votre fichier, puis cliquez sur Insérer, sinon, cliquez au préalable sur Téléverser
- Cliquez sur OK
Option B – Bouton :
- Cliquez sur le module Courriels
- Si votre courriel est déjà créé, cliquez sur le courriel concerné, sinon cliquez sur + courriel pour en créer un
- Si vous n’avez pas de bouton, cliquez-glissez un contenu de type bouton dans votre courriel
- Cliquez sur le bouton que vous venez d’ajouter
- Écrivez quelques mots qui inciteront votre destinataire à cliquer sur le bouton afin d’ouvrir votre pièce jointe
- À la droite de l’écran, dans la section Action, cliquez sur Fichier du lien
- Dans le gestionnaire de fichiers, cliquez sur le dossier au nom de votre compagnie
- Si votre fichier est déjà importé, placez votre curseur sur votre fichier, puis cliquez sur Insérer, sinon, cliquez au préalable sur Téléverser
Est-il possible d’importer une police de caractères dans le courrielleur ? #
Cette fonctionnalité n’est pas disponible afin d’éviter tous désagréments. Lorsqu’on ouvre un courriel ou une page web, la police de caractère qui s’affiche dépend des polices disponibles sur votre ordinateur, votre tablette électronique ou votre cellulaire, selon le contexte. Lorsque la police originale du courriel ou de la page web n’est pas disponible sur votre appareil électronique, le système la remplace par la police la plus similaire qu’il aura trouvée sur votre appareil.
Donc, si vous utilisez une police de caractères non commune, elle sera fort probablement remplacée par une autre et votre design en sera impacté. Pour éviter cette situation, nous vous recommandons fortement de toujours utiliser une police standard tels que Arial, Times New Roman et Verdana. Si vous optez pour une autre police, nous vous conseillons de toujours en utiliser une sans fioritures et sans empattements (lignes dans le bas des lettres) afin d’améliorer la lisibilité de votre courriel.
Comment réutiliser un courriel envoyé ? #
Si votre courriel a été envoyé via le module Courriels, vous pouvez soit créer un gabarit à partir du courriel envoyé, soit le copier tout simplement. Si votre courriel a été envoyé via une fiche contact, il ne peut pas être réutilisé.
Option A – Gabarit
- Cliquez sur le module Courriels
- Cliquez sur l’onglet Envoyés
- À la droite du courriel que vous désirez réutiliser, cliquez sur les 3 petits points, puis sur Créer un gabarit
- Nommez votre gabarit
- Cliquez sur Sauvegarder
- Cliquez sur Retour aux courriels
- Cliquez sur l’onglet Ébauches
- Cliquez sur le bouton + courriel
- Sélectionnez votre gabarit dans l’onglet Mes gabarits
- Nommez votre ébauche
- Cliquez sur Sauvegarder
Option B – Copie
- Cliquez sur le module Courriels
- Cliquez sur l’onglet Envoyés
- À la droite du courriel que vous désirez réutiliser, cliquez sur les 3 petits points, puis sur Copie du courriel
- Nommez votre copie
- Cliquez sur Sauvegarder
À l’étape 3 de l’envoi d’une campagne courriel, à quoi correspondent les différents calculs ? #
Pour commencer, il faut comprendre que ces calculs sont basés sur les adresses courriel des contacts appartenant aux listes sélectionnées à l’étape 2.
Les valides correspondent au total des adresses courriel uniques valides et exclus donc les doublons et les désabonnés. Pour qu’une adresse courriel soit considérée comme valide, elle doit respecter les conditions suivantes :
- L’adresse courriel du contact contient un « @ »
- L’adresse courriel du contact ne se termine pas par un « @ »
- L’adresse courriel du contact contient un « . »
- L’adresse courriel du contact ne se termine pas par un « . »
- Au moins l’un des contacts ayant cette adresse courriel a une langue qui commence par « an », « en », « f », « es » ou « d » (ceci correspond aux différents codes de langues possibles dans CentrixOne)
- L’adresse courriel n’est pas désabonnée
Les sélectionnés correspondent au total des adresses courriel sélectionnées à l’écran en excluant les doublons.
Les doublons correspondent au total des adresses courriel valides en double.
Les désabonnés correspondent au total des adresses courriel désabonnées excluant les doublons.
Les invalides correspondent au total des adresses courriel invalides ou dont aucun contact ayant cette adresse courriel n’a de langue de spécifiée.
Comment désabonner une adresse courriel ? #
La beauté du CRM CentrixOne c’est qu’il gère le désabonnement pour vous. Tous nos gabarits incluent un lien de désabonnement par défaut au bas du courriel. Vous n’avez donc pas à vous en soucier.
Lorsqu’une personne clique sur le lien pour se désabonner, le système désabonne automatiquement l’adresse courriel concernée dans toutes les listes de votre compte CentrixOne. Donc, si plusieurs contacts ont la même adresse courriel, ils seront tous désabonnés.
Si vous avez besoin de désabonner manuellement une adresse courriel :
- Cliquez sur le module Contacts
- Recherchez le contact concerné, puis cliquez sur son nom
- À la gauche de l’adresse courriel, cliquez sur le carré gris
- Le carré est maintenant orange et une date de désabonnement apparaît
Comment réabonner une adresse courriel ? #
- Cliquez sur le module Contacts
- Recherchez le contact approprié, puis cliquez sur son nom
- À la gauche de l’adresse courriel, cliquez sur le carré orange
- La date de désabonnement disparaît et l’adresse courriel est réabonnée
Comment ajouter un lien pour se désabonner ? #
Si vous partez d’un gabarit vide, vous n’aurez donc pas le lien par défaut dans le bas du courriel.
Pour ajouter ce lien spécial :
- Si vous n’avez pas de zone de texte, cliquez-glissez un contenu de texte dans votre courriel, puis écrivez, par exemple, se désabonner
- Sélectionnez les quelques mots que vous aurez écrits
- Cliquez sur Liens spéciaux
- Cliquez sur Désabonnement, puis encore sur Désabonnement
Comment gérer la page de désabonnement ? #
Si vous êtes un administrateur de votre compte CentrixOne, vous pouvez personnaliser le logo, le nom de l’expéditeur et le texte légal que vous désirez afficher dans la page de désabonnement.
Pour ce faire :
- Cliquez sur le module Paramètres
- Cliquez sur la vue DNS et page de désabonnement
- Pour ajouter / modifier le logo de votre compagnie, cliquez sur l’onglet Info compagnie & logo, effectuez les ajustements, puis cliquez sur Sauvegarder info & logos
- Pour modifier le nom de l’expéditeur ou ajouter une mention au-dessus du bouton de désabonnement, cliquez sur l’onglet Désabonnement, effectuez les modifications, puis cliquez sur Sauvegarder info désabonnement
À noter que l’adresse de la compagnie n’est pas affichée dans la page de désabonnement.
Comment voir la liste des adresses courriel invalides ou désabonnées ? #
- Cliquez sur le module Contacts
- Cliquez sur Mes filtres, puis sur Ajouter un filtre
- Cliquez sur le + vert pour ajouter un critère
- Cliquez sur Contact / Compte
- Défilez au bas de la section, puis vous verrez les conditions « Désabonné » et « Invalide » (cliquez sur celle de votre choix)
- Sélectionnez la valeur Oui ou Non selon votre besoin
- Nommez le filtre
- Cliquez sur Terminé
- Étape facultative : Exporter votre liste de contacts filtrée pour consulter la date, l’heure et la raison du désabonnement (au besoin, référez-vous ce guide)
À noter que, si vous exportez la liste, vous pourrez consulter la raison du désabonnement. Si une adresse courriel est indiquée dans la raison, cela signifie que c’est un utilisateur de votre compte CentrixOne qui a désabonné manuellement l’adresse courriel du contact. Si c’est plutôt indiqué « Bounced Address », cela signifie que le courriel n’a pas pu atteindre sa destination (il a rebondi). Cela peut arriver pour plusieurs raisons telles que l’adresse courriel n’existe pas ou n’existe plus. Si c’est le contact qui a cliqué sur le lien spécial pour se désabonner et qu’il a indiqué une raison, elle sera indiquée dans le fichier Excel.
