Introduction #
Dans le CRM CentrixOne, une liste est simplement un regroupement de contacts et de comptes.
Lorsque vous activez ou désactivez une liste dans le module Listes, cela affecte les clients visibles dans les modules Contacts et Comptes.
Dans CentrixOne, les listes sont déterminantes pour les modules Courriels, Formulaires et automatisations.
Concrètement, cela veut dire que, lorsque vous envoyez une campagne courriel, vous devez sélectionner une liste de contacts. Lorsque vous concevez un formulaire de création de contacts, vous devez déterminer dans quelle liste ces nouveaux contacts seront ajoutés. Finalement, lorsque vous créez une automatisation, vous devez déterminer dans quelle liste elle sera exécutée.
Dans l’idéal, limitez-vous à 3 listes. Votre compte CentrixOne sera ainsi plus simple à gérer, à comprendre et à configurer. Vous limiterez également les risques de créer des clients en double.
Pour donner l’accès ou retirer l’accès à une liste à l’un de vos utilisateurs, veuillez vous référer à ce guide.
Table des matières #
Astuce : pour accéder rapidement à une section précise du guide, cliquez sur l’un des titres ci-dessous.
- Différence entre une liste et un champ personnalisé
- Créer une liste
- Renommer une liste
- Supprimer une liste
- Activer ou désactiver une liste
- Personnaliser l’affichage des informations au niveau des listes (multicolonnes)
- Modifier l’ordre d’affichage des contacts ou comptes
- Est-ce qu’un contact ou un compte peut faire partie de plusieurs listes en même temps ?
- Copier un contact ou un compte dans une autre liste
- Déplacer un contact ou un compte dans une autre liste
- Supprimer un contact ou un compte d’une liste
Quelle est la différence entre une liste et un champ personnalisé ? #
Une liste est principalement utilisée pour regrouper les grandes catégories de clientèle (ex : prospects, clients, fournisseurs…).
En séparant vos prospects de vos clients dans 2 listes distinctes, il est ainsi plus facile de créer une chaîne d’automatisations impactant uniquement l’une des deux listes. Exemple, vous pourriez configurer une réponse automatique lorsqu’un nouveau contact s’ajoute dans la liste Prospects, mais ne rien faire lorsqu’un nouveau contact s’ajoute dans la liste Clients. Cette répartition est pratique pour créer des séquences très avancées d’automatisations ou pour envoyer des campagnes courriel ciblées à un type de clientèle.
Un champ personnalisé (ou champ de profilage), quant à lui, est plutôt utilisé pour segmenter la clientèle (ex : région, produits intéressés, moyens financiers, services potentiels…). Grâce aux champs personnalisés, vous pourriez, par exemple, cibler les prospects intéressés par l’achat d’une paire de lunette de soleil pour leur envoyer un rabais. Vous pourriez aussi cibler tous vos clients de la province de Québec pour les aviser d’une nouvelle promotion en vigueur dans leur secteur.
Pour confirmer votre choix entre utiliser une liste ou utiliser un champ personnalisé, effectuez le test de l’exagération. Par exemple : « Dois-je créer une liste par projet immobilier ou créer un champ personnalisé ? Si j’opte pour créer une liste par projet immobilier, le jour où j’aurai 500 projets immobiliers, j’aurai 500 listes. Il serait donc préférable de créer un champ personnalisé pour segmenter mes clients par projet immobilier. Cette option est beaucoup plus simple et viable à long-terme. De plus, il sera facile d’archiver les clients, après x nombre d’années, à l’aide d’une automatisation qui les déplacera dans une autre liste (ex : archives). »
Pour créer une champ personnalisé, référez-vous à ce guide.
Comment créer une liste ? #
- Cliquez sur le module Listes
- Cliquez sur + créer une liste
- Nommez votre liste
- Cochez les permissions appropriées
- Donner l’accès à tous les utilisateurs permet d’attribuer automatiquement la liste dans tous vos utilisateurs (laissez cette case décochée pour le faire manuellement)
- Rendre cette liste privée permet de masquer la liste aux yeux des autres utilisateurs (à noter que, si vous décochez cette case, vous ne pourrez plus rendre votre liste privée)
- Cliquez sur Créer
- Cliquez sur Sauvegarder
Comment renommer une liste ? #
À noter que les listes nommées Acomba, QuickBooks, Clients Sage 50 et Fournisseurs Sage 50 ne peuvent pas être renommées, car elles sont synchronisées avec un logiciel comptable.
- Cliquez sur le module Listes
- À la droite de la liste à renommer, cliquez sur l’icône de crayon
- Renommez la liste
- Cliquez sur Sauvegarder
Comment supprimer une liste ? #
À noter que les listes nommées Acomba, QuickBooks, Clients Sage 50 et Fournisseurs Sage 50 ne peuvent pas être supprimées, car elles sont synchronisées avec un logiciel comptable.
De plus, si un contact ou un compte, appartenant à la liste que vous tentez de supprimer, contient une opportunité, vous devrez supprimer cette opportunité avant de pouvoir procéder.
- Cliquez sur le module Listes
- À la droite de la liste à renommer, cliquez sur l’icône de corbeille
- Assurez-vous que le popup de confirmation vous affiche le bon nom de liste à supprimer
- Cliquez sur Oui, supprimer
Comment activer ou désactiver une liste ? #
- Cliquez sur le module Listes
- À la gauche de la liste appropriée, cochez la case pour l’afficher ou décochez-la pour la masquer
- Cliquez sur Sauvegarder
- Cliquez sur le module Contacts ou sur le module Comptes pour visualiser le contenu des listes actives.
Comment personnaliser l’affichage des informations au niveau des listes (multicolonnes) ? #
Durée : 3 min 32 s
Comment modifier l’ordre d’affichage des contacts ou des comptes ? #
Lorsque vous êtes dans la liste des contacts, cliquez sur le titre d’une colonne afin d’alterner entre le tri par ordre alphabétique ascendant (A à Z) et le tri par ordre alphabétique descendant (Z à A).
L’icône suivant « ^ » vous indique à partir de quelle colonne vos contacts sont triés.
À noter que ce tri s’applique pour tous les utilisateurs de votre compte CentrixOne. Donc, si un autre utilisateur modifie ce tri, il sera aussi modifié pour vous.
Est-ce qu’un contact ou un compte peut faire partie de plusieurs listes en même temps ? #
Oui, un contact ou un compte peut être associé à plusieurs listes en même temps. Pour ce faire, il faut le copier dans chaque liste désirée. Cette action peut se faire via la liste des contacts (ou comptes) ou via la fiche du contact (ou compte).
L’avantage de copier un contact ou un compte, c’est que toutes les copies sont interreliées. Donc, lorsque vous modifiez l’information du contact ou du compte, toutes ses copies sont automatiquement mises à jour.
Les informations interreliées sont celles indiquées dans le sommaire et dans les champs personnalisés du contact ou du compte. Toutes les autres informations telles que les tâches, les opportunités et les documents sont propres à chaque contact ou compte.
Comment différencier une copie liée d’un doublon ?
Il est possible qu’un contact ou un compte semble être une copie interreliée, mais qu’il soit, en réalité, un doublon indépendant. Pour vérifier s’il s’agit bien d’une copie interreliée, il faut vérifier à quelles listes appartient le contact ou le compte :
- Cliquez sur le module Contacts ou Comptes
- FACULTATIF : recherchez-le rapidement en entrant son nom dans la barre de recherche
- Cliquez sur son nom pour accéder à sa fiche
- Dans la section Activités, cliquez sur l’onglet Listes
Si plusieurs listes sont indiquées dans cet onglet, c’est que ce contact ou compte a une copie interreliée dans chacune de ces listes.
Lorsqu’un contact est copié dans une autre liste et que ces deux listes sont sélectionnées, ce contact sera affiché deux fois. Un même contact ou compte ne peut pas être associé plus d’une fois à une même liste. Le cas échéant, ce sera un doublon indépendant.
Afin de vérifier si ces contacts sont associés à la même liste ou à deux listes distinctes, assurez-vous de sélectionner une seule liste à la fois :
- Cliquez sur le module Listes
- Cliquez sur le carré à la gauche d’une liste afin de la sélectionner ou de la désélectionner
- Une fois qu’une seule liste est cochée, cliquez sur le bouton Sauvegarder
Si le contact n’est maintenant affiché q’une seule fois, c’est que le 2e contact fait partie d’une autre liste.
Comment copier un contact ou un compte dans une autre liste ? #
- Cliquez sur le module Contacts ou Comptes
- Recherchez le contact ou le compte désiré, puis cochez sa case dans la colonne de gauche
- Cliquez sur le bouton Copier la sélection dans le coin supérieur droit de la page
- Dans le popup, choisissez la liste de destination, puis, si vous copiez un compte, choisissez le type de copie désirée
- Cliquez sur le bouton Copier
Comment déplacer un contact ou un compte dans une autre liste ? #
- Cliquez sur le module Contacts ou Comptes
- Recherchez le contact ou le compte désiré, puis cochez sa case dans la colonne de gauche
- Cliquez sur son nom pour accéder à la fiche
- Cliquez sur le bouton Modifier dans le coin supérieur droit de la page
- Dans le champ Liste, choisissez la liste dans laquelle vous voulez le déplacer
- Dans le popup, choisissez le type de déplacement désiré
- Cliquez sur le bouton Confirmer
- Cliquez sur le bouton Sauvegarder
Comment supprimer un contact ou un compte d’une liste ? #
- Sélectionnez uniquement la liste concernée
- Recherchez le contact ou le compte désiré, puis cochez sa case dans la colonne de gauche
- Cliquez sur le bouton Supprimer dans le coin supérieur droit de la page
