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Comment créer une automatisation ? #

1. Cliquez sur le module Automatisations
2. Cliquez sur le bouton + Automatisation
3. Nommez l’automatisation
4. Sélectionnez la liste dans laquelle l’automatisation sera déclenchée
5. Cliquez sur Sauvegarder

Comment déterminer les déclencheurs ? #

L’étape n^o 1 permet de sélectionner des déclencheurs standard parmi les suivants :

1. Nouveau contact
2. Nouvelle vente
3. Nouvelle opportunité
4. Réassignation d’une opportunité
5. Activité courriel
6. Clique sur un lien

À noter que le déclencheur « Nouveau contact » doit généralement être utilisé comme critère unique de déclenchement de l’automatisation. Il peut être combiné à d’autres critères seulement s’ils sont également « vrais » au moment même de la création du contact. Par exemple, vous pouvez utiliser « Nouveau contact » avec un critère sur un champ de base de la fiche contact, mais pas avec un critère sur un champ personnalisé. Pour le combiner avec un critère sur un champ personnalisé, le contact doit être créé par un formulaire web qui contient ces champs spécifiques. Comme ils seront remplis au même moment de la création du contact, cette combinaison devient donc compatible.

Pour sélectionner des déclencheurs plus personnalisés, vous pouvez passer directement à l’étape n^o 2. La sélection de déclencheurs à l’étape n^o 1 devient alors facultative.

L’étape n^o 2 vous permet de cibler une condition plus précise qui servira de déclencheur. Pour ce faire, cliquez sur + Ajouter une condition et sélectionnez la condition de votre choix parmi les sections suivantes :

1. Contact / Compte
   • Contient tous les champs de base des fiches contacts et comptes
2. Champs de profilage de contact
   • Contient tous les champs personnalisés de la fiche contact
3. Champs de profilage de compte
   • Contient tous les champs personnalisés de la fiche compte
4. Champs de profilage de liste
   • Contient tous les champs personnalisés associés à la liste dans laquelle vous avez créé l’automatisation
5. Opportunité
   • Contient tous les champs de base d’une opportunité
6. Champs de profilage d’opportunité
   • Contient tous les champs personnalisés de l’onglet Profilage d’une opportunité
7. Articles d’opportunité
   • Contient tous les champs de base liés aux articles ainsi que les champs personnalisés liés à chacun des articles
8. Gabarit courriel
   • Contient toutes les conditions concernant les courriels envoyés via une fiche contact ou compte
9. Campagne courriel
   • Contient toutes les conditions concernant les ébauches envoyées via le module Courriels et les courriels automatisés
10. Liens cliqués
    • Contient tous les liens ajoutés dans vos courriels bâtis avec le courrielleur de CentrixOne

Ensuite, vous devez déterminer la logique à appliquer parmi les 3 options suivantes :

1. Quand toutes les conditions sont respectées
2. Quand une quelconque condition est respectée
3. Conditions personnalisées (mode expert)
   • Permet de bâtir une logique sur mesure en utilisant les critères AND (signifie « et »), OR (signifie « ou ») et les parenthèses. Assurez-vous d’écrire les critères en majuscule et d’ajouter des espaces entre les parenthèses –> Exemple : ( 1 AND 2 ) OR ( 3 OR 4 )

Comment déterminer un délai d’attente ? #

L’étape n^o 3 permet de sélectionner le délai avant le déclenchement de l’automatisation. Vous pouvez déterminer les conditions suivantes :

1. Attendre un nombre de minutes, heures, jours, mois ou années
2. Attendre en fonction d’une date spécifique indiquée dans un champ personnalisé et patienter un nombre de jours, semaines, mois ou années
3. Ne pas répéter
4. Répéter chaque jour, semaine, mois, trimestre ou année
5. Déclencher à une heure précise dans un fuseau horaire précis

Comment déterminer les actions ? #

L’étape n^o 4 permet de sélectionner les actions que vous désirez automatiser. Vous pouvez déterminer les actions parmi les suivantes :

1. Envoyer un courriel (affiche la liste des courriels créés dans l’onglet courriels automatisés du module de courriels)
   
   • Ce courriel peut être envoyer à un tiers (soit à l’un de vos utilisateurs actifs ou inactifs), au contact, au représentant du contact ou au représentant de l’opportunité
2. Créer une tâche
   • Vous pouvez même déjà y ajouter des documents
3. Mettre à jour un champ
   
   • La mise à jour peut concerner un champ de base ou un champ personnalisé d’une fiche contact ou compte, un champ personnalisé associé à la liste dans laquelle vous avez créé l’automatisation, un champ de base ou un champ personnalisé d’une opportunité ou encore un champ de base ou un champ personnalisé d’un article d’opportunité (catégorie de revenu)
4. Copier ou déplacer un contact
   • Cette action peut s’appliquer au contact seulement ou au contact et à son compte
5. Créer une opportunité
   • Vous pouvez en profiter pour préremplir des champs personnalisés

Comment activer l’automatisation ? #

L’étape n^o 5 permet de réviser les critères de l’automatisation avant de l’activer. Lorsque vous êtes satisfaits, cliquez sur Exécuter l’automatisation.

Comment fonctionne le tableau de bord de l’automatisation ? #

Une fois l’automatisation activée, l’étape n^o 6 sera disponible. Elle correspond au tableau de bord de l’automatisation. Vous pourrez y consulter les informations suivantes :

1. Activité
   • Nombre de fois que l’automatisation s’est déclenchée (dans les 90 derniers jours)
2. En attente
   • Nombre d’actions planifiées (si vous avez programmé un délai d’attente)
3. File d’attente
   • Nombre de contacts correspondant aux critères qui sont en attente d’être vérifiés par les robots
4. Dormants
   • Contacts déjà créés qui correspondent aux critères. Activez-les pour appliquer rétroactivement les actions ou annulez-les pour éviter que les actions s’exécutent antérieurement.

Conseils et précisions sur les erreurs de logique les plus courantes #

Lorsque vous créez une automatisation, plusieurs critères sont à prendre en considération pour assurer son bon fonctionnement.

Lorsque les critères de déclenchement d’une automatisation sont respectés, les robots exécutent les actions dans l’ordre que vous avez indiqué. Par contre, après chaque action, les robots revérifient si les critères de déclenchement sont toujours valides. Si les critères ne sont plus valides, alors les robots n’exécutent pas les actions restantes.

Voici quelques conseils et précisions pour configurer adéquatement vos automatisations :

1. Déplacer un contact
   • Si vous choisissez l’action de déplacer un contact, celle-ci doit s’exécuter en dernier. En effet, une fois le contact déplacé, comme il ne fera plus partie de la liste à laquelle est associée l’automatisation, les actions prévues après le déplacement ne s’exécuteront pas.
2. Mettre à jour un champ
   • Si vous ajoutez un déclencheur qui vérifie une valeur d’un champ et que, dans vos actions, ce même champ est mis à jour, cette action doit absolument s’exécuter en dernier.
3. Mettre à jour un champ dans une opportunité
   • Lorsque vous désirez mettre à jour un champ dans une opportunité, vous devez obligatoirement avoir un déclencheur sur l’opportunité.
4. Éviter une boucle potentielle
   • Lorsque vous configurez une mise à jour d’un champ d’une fiche contact ou compte basée sur un critère dans une opportunité, il est fort probable que cette action se déclenche à de multiples reprises. Pensez donc à créer ou à utiliser un champ qui servira de précaution pour éviter que votre automatisation s’exécute en boucle. Par exemple, vous pouvez créer un champ et y indiquer automatiquement la valeur « Oui » une fois l’action complétée. Utilisez ensuite ce même champ comme critère pour éviter que l’automatisation se redéclenche.
5. Déclencher lorsqu’une opportunité est réassignée
   • Lorsqu’on réassigne une opportunité, on peut la réassigner à un autre compte ou contact, mais aussi à une autre liste. Donc, si vous voulez que votre automatisation se déclenche lorsqu’une opportunité est réassignée, vous devez créer l’automatisation dans la liste où vous souhaitez être avisé. Par exemple, si vous souhaitez être avisé lorsqu’une opportunité est réassignée de la liste Prospects à la liste Clients, alors l’automatisation devra être créée dans la liste Clients.
6. Déclencher lors de la création d’un contact ou d’une opportunité
   • En règle générale, ces conditions sont des déclencheurs uniques. Cela veut donc dire qu’ils doivent être utilisés seuls, car l’action associée est une action immédiate. Vous pouvez toutefois combiner ces déclencheurs à d’autres critères si les critères en question sont respectés en même temps que l’action de création. Cette situation est uniquement possible lorsqu’un contact est créé via l’API ou via un formulaire web.
7. Déclencher selon une valeur dans un champ à choix multiples
   • La particularité de ce type de champ c’est que vous ne pouvez pas utiliser la relation « Est égal à ». Utilisez plutôt la relation « Contient » ou « Ne contient pas ». La raison est que, dans la base de données, les valeurs indiquées dans ce type de champ sont regroupées sur une seule ligne et sont donc considérées comme une seule et unique valeur. En utilisant la relation « Est égal à », le système ne détectera aucun contact respectant cette condition (à moins que 100% des valeurs du champ à choix multiples soient sélectionnées dans la fiche en question).
8. Ajouter un délai d’attente et des jours précis de déclenchement
   • Si vous sélectionnez uniquement le lundi comme journée autorisée pour exécuter les actions dans l’automatisation et que vous indiquez un délai d’attente de 1 journée, alors, le système sera prêt à déclencher le lundi, mais, comme il doit attendre 1 journée après le lundi et que la prochaine journée autorisée est le lundi, alors le système attendra en réalité une semaine, soit au lundi suivant.

Conclusion #

N’oubliez pas que, au besoin, vous pouvez annuler les Dormants après l’activation de l’automatisation. Cela évitera ainsi que le système traite rétroactivement les actions sur les contacts déjà créés.

Lorsque votre automatisation ne fonctionne pas, pensez à revérifier attentivement votre logique pour trouver quel déclencheur ou quelle action cause la problématique.

Sachez aussi que l’équipe de CentrixOne offre du service d’accompagnement pour vous aider à bâtir vos automatisations au besoin. Pour en savoir plus à ce sujet, contactez notre équipe du Succès client en écrivant à succes@centrix.one .